Effectief ondernemen: Hoe krijg je als zzp-er meer gedaan in minder tijd?

Iedere ondernemer herkent het wel: de administratie stapelt zich op, de eindeloze To-Do lijst en het gevoel constant achter de feiten aan te lopen. Je dagen lijken simpelweg te kort, en je voelt je continu opgejaagd door alles wat nog moet gebeuren.

Dit zijn duidelijke signalen van stress, die je maar beter serieus neemt. Wat doe jij om deze chaos te managen?

Hoewel multitasken vaak wordt gepromoot als een efficiëntie boost, is het in de praktijk meestal niet productief. Door je aandacht te verdelen over meerdere taken, verlies je focus en maak je sneller fouten. Het is veel effectiever om je volledig op één taak te concentreren en deze eerst af te ronden, voordat je aan de volgende begint. 

Andere handige tools voor taakbeheer zijn bijvoorbeeld Notion, Microsoft To Do of Google Tasks. Kies wat het beste bij jou past en maak er een gewoonte van om je taken regelmatig bij te werken.

Wil je meer tips over productiviteit en efficiënt taakbeheer?
Lees dan mijn blog: Productiviteit als ondernemer door efficiënt taakbeheer.

Niet elke taak is even belangrijk. Door regelmatig je takenlijst te evalueren bepaal je welke taken essentieel zijn en welke je kunt schrappen of uitstellen (De Eisenhouwe-Matrix).

Dit voorkomt dat je jezelf verliest in minder belangrijke activiteiten en helpt je om je te concentreren op wat echt bijdraagt aan je doelen. Vaak zorgt 20% van je inspanningen voor 80% van je resultaat.

Vraag jezelf dus af:

• Welke taak maakt het grootste verschil voor mijn bedrijf?
  Kies vervolgens je volgende actie:
  – Inplannen
  – Automatiseren/optimaliseren
  – Delegeren
  – Schrappen (not to do-lijst)
• Gebruik de Eisenhower-matrix en categoriseer taken in urgente en niet-urgente en belangrijke en niet-belangrijke taken. Bepaald daarna vervolgactie.
• Beperk je dagelijkse to do’s tot 3 tot 5 behapbare taken.
  Is dat gelukt? Top, dan heb je ruimte voor meer. Is het niet gelukt? Geen probleem, stel je doelen dan bij en werk met nog kleinere stappen.
• Maak je taken klein en uitvoerbaar en vraag jezelf:
  Wat is mijn eerstvolgende kleine actie om mijn doel te bereiken? Zet die stap en werk daarna maximaal 30 minuten met volledige focus aan deze taak.

Hieronder geef ik je nog enkele praktische tips om chaos te beperken en je taken beter te organiseren:

• Ken jij de 2 minutenregel van David Allen – Getting Things Done? Het idee is simpel: als een taak minder dan 2 minuten duurt, doe het dan direct. Zo voorkom je dat kleine taken zich opstapelen en zorgen voor onnodige stress.
• Neem een half uur de tijd om je werkplek te organiseren. Een opgeruimde omgeving geeft rust, voorkomt afleiding en daardoor werk je veel efficiënter.
• Komen er op de meest onverwachte momenten ideeën bij je op? Bij mij gebeurt dat vaak tijdens het douchen of als ik net wakker ben 😇. Zorg ervoor dat je altijd een notitieblok of je telefoon bij de hand hebt om snel aantekeningen te maken. 
• Ben jij veel tijd kwijt aan het zoeken naar dat ene document? Plan dan een tijdsblok in je agenda om je digitale en fysieke documenten op te ruimen.

Meer gedaan krijgen draait niet alleen om hard werken, maar vooral om slimmer werken. Hoe zorg je ervoor dat je de JUISTE taken doet?

• Reserveer focusmomenten in je agenda waarin je je volledig richt op één taak. Door afleidingen te minimaliseren, werk je veel efficiënter. Zelf doe ik dat vaak in de vroege ochtend.
• Werk in thema’s. Groepeer vergelijkbare taken, plan een tijdsblok in je agenda en voer deze taken dan achter elkaar uit om tijd te besparen. 
• Bereikbaarheid. Geef duidelijk aan wanneer je wel of niet bereikbaar bent (telefonisch of per e-mail) én communiceer daarover met de mensen om je heen. 
• Gebruik zoveel mogelijk een vaste structuur en routine. Plan terugkerende activiteiten, zoals vergaderingen of administratieve taken, altijd in je agenda. Dit zorgt ervoor dat je ze niet vergeet en houdt je werk overzichtelijk.

Monique’s tip💡: Heel belangrijk en niet te onderschatten op de lange termijn – werk op basis van jouw ‘joy’ en energie!

De belangrijkste taken pak je het beste aan op je meest productieve momenten. Pak vervelende klussen direct daarna op, om ze van je bord te krijgen. Maak het klein! Bedenk wat je eerstvolgende en kleinste vervolgactie is en deel grote projecten op in kleinere deeltaken.

Start je acties met een werkwoord, zoals ‘mail persoon X’, ‘zoek Y uit’ of ‘neem contact op met Z’. Door concreet te formuleren, weet je precies wat je moet doen en voorkom je dat je afdwaalt.

Na het afronden van een taak is het belangrijk om even stil te staan bij je vooruitgang. Dit motiveert je en zorgt voor een positieve mindset.

• Zet je telefoon op stil om te voorkomen dat je wordt onderbroken.
• Schakel meldingen van e-mails en sociale media uit, zodat je je kunt concentreren op wat je te doen hebt.
• Werk in een omgeving die rustig en afleidingsvrij is. Dit verhoogt je concentratie en zorgt ervoor dat je sneller werkt.

Zorg voor een goed systeem om bestanden en processen te beheren. Een goed georganiseerd digitaal archief bespaart tijd en voorkomt frustratie.

Leg herhaalde werkprocessen vast, zodat je ze niet telkens opnieuw hoeft uit te vinden. Wanneer je iets voor de tweede keer doet, gaat het veel sneller en gemakkelijker, wat je veel tijd en energie bespaart.

Als drukke ondernemer wil je niet alleen hard werken, maar vooral efficiënt. Hier zijn enkele praktische tips om je productiviteit te verhogen zonder jezelf uit te putten: 

• Gebruik de Pomodoro-techniek. Werk 25 minuten ongestoord. Zet een timer, waarin je volledig gefocust aan de slag gaat en neem daarna 5 minuten pauze. Maak hiervoor bijvoorbeeld gebruik van een Online Pomodoro timer.
• Werk eens op een andere locatie zoals een co-werkplek, een gezellig koffie-tentje of zelfs in de natuur. Dat komt je creativiteit zeker ten goede.
• Start het 1e uur van je werkdag met uitsluitend operationele taken, zoals administratie en e-mail. Zo heb je aan het begin van de dag al de belangrijkste en lastige taken van je takenlijst afgevinkt en kun je de rest van de dag met meer focus verder werken.
• Gebruik sjablonen: Maak sjablonen voor veelvoorkomende documenten of e-mails om tijd te besparen.
• Zorg voor meerdere mailboxen die je alleen opent op momenten dat je daar tijd voor hebt. Bijvoorbeeld een aparte inbox voor administratieve taken en een info-mailbox voor algemene vragen. Zo voorkom je dat je persoonlijke mailbox de hele dag door volloopt met afleidingen.

Monique’s tip💡: Zorg allereerst goed voor jezelf! 🥰

Het is belangrijk om voldoende momenten van rust in te bouwen, zodat je kunt herstellen en opladen. Veel ondernemers zijn graag met hun vak bezig, ze zijn gedreven en gepassioneerd en daardoor is de balans tussen werk en rust soms lastig te vinden.

Maar het is belangrijk voor je productiviteit als ondernemer om deze balans goed te bewaken.

Hier lees je hoe je dat aanpakt:

• Beweeg regelmatig. Maak een dagelijkse (lunch)wandeling, gebruik een zit/sta-werkplek of voer een overleg of belafspraak eens terwijl je wandelt. Beweging stimuleert je energie en creativiteit.
• Pauzeer bewust. Neem de tijd om te ontspannen met bijvoorbeeld stretch oefeningen of een korte meditatie. Dit helpt je om je focus te herstellen en nieuwe energie op te doen.
• Bewaak de scheiding tussen werk en privé. Plan vrije dagen vooruit in je agenda waarop je echt niet werkt. Houd je daaraan, zodat je niet in de verleiding komt om door te werken.
• Doe in je vrije tijd activiteiten waar jij energie van krijgt. Zorg ervoor dat je tijd hebt voor dingen die je plezier en energie geven, zodat je kunt opladen en geïnspireerd blijft voor je werk.

Als kleine ondernemer kun je niet alles zelf doen. Slim ondernemen betekent dat je taken automatiseert of uitbesteedt, zodat je je kunt concentreren op de kern van je bedrijf.

Maak een overzicht van alle taken in je bedrijf, noteer hoeveel tijd elke taak kost en welke stappen je moet doorlopen. Gebruik bijvoorbeeld post-its op een groot vel papier en maak het visueel (en gebruik de Eisenhower Matrix uit Deel 1).

Ga daarna bij jezelf na: MOET IK DIT NU DOEN?

MOET ik dit nu doen? (is dit echt noodzakelijk / belangrijk?)
Moet IK dit nu doen? (ben ik de aangewezen persoon hiervoor?)
Moet ik DIT nu doen? (is dit mijn meest logische vervolgactie?)
Moet ik dit NU doen? (is deze taak dringend?)
Moet ik dit nu DOEN? (is het nodig om actie te ondernemen?)

En bepaal vervolgens:

• Stoppen: Welke taken zijn overbodig en kun je schrappen?
• Automatiseren: Welke taken voer je efficiënter uit met hulp van tools of software? Wat gebruik je nu al en kan beter en wat heb je aanvullend nog nodig? Denk daarbij aan facturatie of e-mailbevestigingen.
• Uitbesteden: Welke taken kosten je te veel tijd of energie en kunnen beter door iemand anders worden gedaan?

Als kleine ondernemer heb je vaak meerdere rollen, en het is bijna onmogelijk om overal verstand van te hebben. Je hoeft niet overal een expert in te zijn. Richt je op de kernactiviteiten van je bedrijf en besteed de rest uit aan professionals.

Denk hierbij aan een Virtual Assistant, boekhouder, marketing assistent of iemand die jouw website onderhoudt.

Je kunt klein beginnen door bijvoorbeeld te kiezen voor een strippenkaart of losse opdrachten. Zo ontdek je wat goed werkt voor jouw bedrijf zonder meteen grote verplichtingen aan te gaan.

Door chaos te managen, je productiviteit te verhogen en slim te ondernemen, creëer je ruimte voor groei en plezier in je werk. Je hoeft niet alles zelf te doen; door te automatiseren en uit te besteden, kun je je concentreren op wat je het liefste doet: ondernemen.