Succesvol werk uitbesteden aan een Virtual Assistant?

Werk uitbesteden aan een Virtual Assistant: Hoe pak je het aan?!

Als zzp of kleine ondernemer vervul je veel verschillende rollen en is het bijna onmogelijk om overal verstand van te hebben. Gelukkig hoef je niet alles zelf te doen. Je kunt werk uitbesteden, bijvoorbeeld aan een Virtual Assistant (VA). 

Ontdek in dit artikel hoe je als ondernemer taken kunt delegeren aan een VA en zo kostbare tijd vrijmaakt voor jouw favoriete werkzaamheden.

Vergroot je focus en efficiency, verminder stress en geef jezelf de ruimte om te groeien.

Lees in dit artikel wat een Virtual Assistant is.

Geef jezelf de ruimte om te bloeien en werk slimmer, niet harder!

De allereerste (en misschien wel de lastigste) stap is beseffen dat je niet alles alleen kunt (en hoeft) te doen. Het loslaten en afstand nemen is essentieel om verder te kunnen groeien. Moeilijk, want tja… het is JOUW bedrijf en jij weet exact hoe je het hebben wilt. Soms ben je zo overweldigd door het ondernemerschap, dat je niet beseft dat je hulp kunt gebruiken. Soms is het goed om dan letterlijk afstand te nemen van je bedrijf door bijvoorbeeld een vakantie, retraite, extra vrije dag of gedwongen door ziekte.

Weet dat het heel krachtig is om hulp in te schakelen. Er zijn andere ondernemers of freelancers die, met evenveel zorg en aandacht, taken van je kunnen overnemen. Je hoeft niet alles alleen te doen!

Een Virtual Assistant; jouw partner om werk aan uit te besteden als kleine ondernemer

Er komt een moment waarop het verstandig is om bepaalde taken uit handen te geven en te delegeren. Of het nu komt doordat je bepaalde kennis mist, meer expertise en efficiëntie in je bedrijf wilt brengen, of simpelweg omdat je er zelf geen tijd meer voor hebt. Door werk uit te besteden creëer je ruimte om je te focussen op je kernactiviteiten (= jouw passie!) en kan je bedrijf verder groeien.

Aan welke taken kan ik dan denken?

• Administratieve taken
• Boekhouding, facturatie
• Marketing en reclame
• HR en salarisadministratie
• IT-ondersteuning
• Websitebeheer en onderhoud
• Sales of klantenservice
• en nog veel meer…

Stap 1: Bepaal welke taken je aan een ander kunt en wilt toevertrouwen:

Maak een overzicht van al je taken en verantwoordelijken. Breng hier vervolgens een onderscheid in aan:

• Kerntaken:
  Dit zijn de belangrijkste taken binnen jouw bedrijf. Deze maken het verschil en bepalen je identiteit als ondernemer. Het gaat om die specifieke taken, die jij het allerliefste doet en waar je echt goed in bent. Doordat er zoveel op je bord ligt, mis je soms aandacht en concentratie hiervoor.
• Eenvoudige administratie:
  Deze klussen kosten je onbedoeld vaak veel tijd of moeite. Ze zijn gemakkelijk uit te voeren. Prima, dus om deze zelf te doen, behalve als het er te veel zijn (en je er stress door ervaart) of ze te veel energie kosten.
• Complex, specialistisch en/of tijdrovend:
  Het meer specialistische werk van jouw onderneming, dat ‘doe je er wel even bij’. Als ondernemer ben je immers een ‘alleskunner’. Het gaat vaak om werkzaamheden, die je zelf leuk vindt om te doen of die volgens jou door niemand anders gedaan kunnen worden, omdat ze volgens jou echt horen bij het ondernemerschap.

Bekijk nu kritisch jouw takenlijst en ontdek jouw uitdagingen. Bij welke werkzaamheden kun je hulp inschakelen, omdat je niet de kennis en vaardigheden in huis hebt, of omdat iemand anders het sneller (= meer handigheid) of beter (= meer expertise) voor je kan doen?

Boost je productiviteit en groei door werk uit te besteden.

Bedenk wat het je oplevert als je deze taken uitbesteedt. Denk aan meer energie en tijd voor andere zaken (zowel werk als privé), professioneler en efficiënter kunnen werken of eindelijk ruimte creëren voor reflectie en daarna groei van jouw onderneming.

Afhankelijk van de prioriteiten in jouw bedrijf en wat uitbesteden oplevert, kun je er een budget opplakken.

Bepaal ook de frequentie van de samenwerking. Gaat het om een eenmalige klus, een langdurige samenwerking, wisselende opdrachten of enkel tijdens de vakantie of drukke periodes. Jij bepaalt!

Stap 2: De perfecte match in een samenwerking vinden

Nu je stap 1 succesvol hebt afgerond en helder hebt wat je nodig hebt, is het tijd om op zoek te gaan naar de juiste kandidaat.

Er zijn verschillende manieren waarop je dit kunt doen; plaats een opdracht op een platform voor freelancers, zet de vacature op een website of maak deze bekend via social media. Houd er rekening mee dat er vaak veel reacties komen en dat het kiezen van de beste kandidaat een uitdaging kan zijn. Vergeet daarom niet om eerst goed rond te vragen binnen jouw netwerk, aangezien daar vaak prachtige samenwerkingen ontstaan.

Bij het selecteren van een kandidaat zijn kennis en ervaring belangrijke criteria, maar zeker zo belangrijk is de persoonlijkheid van de kandidaat. Naar mijn mening is een wederzijdse klik hebben zeker zo belangrijk voor een goede samenwerking. Daarom adviseer ik om met verschillende kandidaten in gesprek te gaan en goed te vragen naar hun werkwijze en aanpak. Het is mooi als je iemand vindt die complementair aan jou is!

Stap 3: De samenwerking kan starten en hoe nu verder?

Geweldig, je hebt de juiste kandidaat geselecteerd!

Nu is het tijd om de samenwerking verder vorm te geven. Meestal leg je de afspraken vast in een opdrachtovereenkomst. Zorg ervoor dat je duidelijke werkafspraken maakt over beschikbaarheid, manier van communiceren, werkinstructies en het geven van feedback op opdrachten. Maak ook afspraken over het gebruik van tools en software en regel indien nodig toegang tot jouw systemen.

Het liefst werk ik voor langere tijd samen met mijn klanten, breng de nodige verbeteringen aan en kan zo echt een bijdrage leveren aan de groei van de ondernemer! Zo raak je perfect op elkaar ingespeeld.