Wil je meer resultaat halen uit je e-mailmarketing? Kijk dan eens kritisch naar je contactenlijst. Vaak is dit een 'ondergeschoven kindje' voor ondernemers. Het is slim om je contacten vanaf aanmelding goed te labelen en interesses zoveel mogelijk vast te leggen. Zo stem je latere mailings eenvoudiger af op de fase waarin de lezer zich bevindt en blijf je relevanter. Houd je contactenlijst actueel en ga zorgvuldig met de gegevens van je contacten om.
In dit blog lees je hoe je met slimme tags, segmentatie en opschoning strategisch je contacten beheert in je e-mailmarketingpakket
Waarom een actuele contactenlijst goud waard is voor je e-mailmarketing
Als je e-mailmarketing effectief wilt inzetten, is het belangrijk om je contactenlijst slim in te richten én actueel te houden.
Dat begint dus al vanaf de allereerste aanmelding op een van je lijsten. Houd het vooral simpel en overzichtelijk.
Denk na over de 'klantreis' die je lezer aflegt en stem daar het gebruik van lijsten en tags op af. Leg interesses en gedrag van je contacten vast en stuur zo op het juiste moment relevante informatie.
Monique’s tip💡
Vaak is het voldoende om te starten met bijvoorbeeld twee lijsten: [Klanten] en [Leads]. Daarnaast gebruik je tags om interesses en koopgedrag van contacten vast te leggen. Bijvoorbeeld [Interesse - Weggever], [Deelnemer - Masterclass] of [Koper - Product A].
Welke gegevens verzamel je via je inschrijfformulier?
Een sterke e-mailstrategie begint al bij je inschrijfformulier. Zorg ervoor dat het zowel visueel als tekstueel aantrekkelijk is en dat het meteen duidelijk is waarvoor iemand zich aanmeldt.
- Wat mag iemand verwachten?
- Hoe vaak stuur je mails?
- En welke waarde lever je?
Denk ook goed na over welke gegevens je vraagt in verband met de AVG en privacywetgeving. Meer daarover lees je verderop in dit artikel.
En wat gebeurt er na inschrijving? Hoe verwerk je deze contactgegevens?
- Welke informatie vraag je wel/niet?
- Aan welke e-maillijst voeg je het contact toe?
- Welke opvolgmails of funnels staan klaar?
- Welke tags gebruik je om het contact op te volgen?
➡️ Lees in dit blog hoe je de basis van je e-mailmarketing goed inricht.
Welke tags gebruik je voor een slimme segmentatie?
Na inschrijving op je e-maillijst geef je contacten een specifieke ‘tag’ mee. Tags zijn labels die je helpen om interesses, gedrag en fases in de klantreis vast te leggen.
Bijvoorbeeld:
- Contact downloadt je e-book → tag = Interesse [Onderwerp e-book]
- Contact schrijft zich in voor je workshop → tag = Lead [Workshop + naam]
- Contact koopt je dienst → tag = Koper [Aanbod X]
Je verzamelt waardevolle informatie over contacten en hun interesses, die je later gebruikt om persoonlijker en relevanter te communiceren met je lezer.
Gedrag binnen je e-maillijsten vastleggen met tags
Je kunt je e-mailmarketingsysteem automatisch laten registreren wat iemand doet, door op basis van gedrag een bepaalde tag toe te kennen.
Bijvoorbeeld:
- Contact klikt op een link naar je nieuwe aanbod → tag = Interesse [Aanbod onderwerp]
- Contact neemt deel aan een webinar → tag = Deelnemer [Webinar + naam]
- Contact plant een afspraak voor een kennismaking → tag = Kennismaking
- Contact verlaat het winkelmandje zonder betaling → tag = Verlaten winkelmandje
Op basis van deze signalen kun je je vervolgacties afstemmen. Denk aan het sturen van een vervolgmail, het aanbieden van extra waarde of het persoonlijk benaderen van een contact met een passend aanbod.
Hoe beheer je klantgegevens in je e-mailmarketingpakket
Als een contact iets bij je koopt, leg je dat uiteraard ook vast in je e-mailmarketingpakket. Vaak kun je een aankoop via het betaalsysteem dat je gebruikt direct koppelen aan deze gegevens.
In de meeste gevallen is het slim om een aparte e-maillijst te maken voor klanten, zodat je hen ook klantspecifieke informatie kunt sturen. Denk bijvoorbeeld aan de bereikbaarheid van je bedrijf, sluitingsdagen of speciale klantacties.
Ook hier is het belangrijk om de juiste tagstructuur te gebruiken. Met deze tags plan je vervolgacties in voor klanten:
- Start een automatisering met aanvullende informatie
- Geef direct toegang tot een online omgeving
- Stuur opvolgmails over de aankoop
- Verzend een notificatie naar jezelf om actie te ondernemen
- Maak koppelingen met andere systemen die je gebruikt
- Vraag om een review achter te laten
- …
Monique’s tip💡
Denk ook al na over vervolgaankopen. Als iemand Product X nu heeft aangekocht, dan kan Product Y op termijn ook interessant zijn, omdat dit aanvullend is.
Stuur de juiste e-mail naar de juiste contacten met segmentatie
Met tags leg je dus informatie over je contacten vast. Daarna kun je via segmentatie deze informatie gebruiken om contacten op te delen in groepen die iets met elkaar gemeen hebben. Je gaat daarna heel gericht een bepaalde boodschap sturen en stuurt niet naar iedereen dezelfde mail. Zo laat je jouw mails beter aansluiten op de interesses, behoeften of fase in de klantreis. Niet elk contact heeft immers op hetzelfde moment dezelfde informatie nodig. Op basis van je klantreis bedenk je welke informatie relevant is.
Door je contacten te segmenteren, kun je bijvoorbeeld:
- Nieuwe contacten je welkomstserie sturen, zodat ze je alvast beter leren kennen.
- Je aanbod promoten enkel aan die contacten die nog geen traject bij je hebben gevolgd. Je sluit klanten van eerdere trajecten uit van je mailing.
- Een relevante vervolgmail sturen naar contacten die op een link over een bepaald onderwerp hebben geklikt.
- Enkel contacten die interesse hebben getoond in een workshop informeren over een passend aanbod.
Segmentatie hoeft niet ingewikkeld te zijn en je kunt klein beginnen. Het belangrijkste is dat je vooraf bedenkt welke informatie je nodig hebt en wat je ermee wilt doen. Zo voorkom je dat je allerlei tags verzamelt die uiteindelijk nergens voor worden gebruikt.
Wil je graag eerst jouw klantreis uitwerken?
➡️ Lees hier hoe je jouw klantreis in kaart brengt.
Neem de AVG en privacywetgeving serieus
Hieronder lees je de belangrijkste aandachtspunten rondom AVG, privacy en e-mailmarketing. Dit zijn algemene richtlijnen. Bij twijfel is het verstandig om je verder te verdiepen in de actuele wetgeving.
Inschrijfformulier:
- verzamel alleen noodzakelijke gegevens
- geef duidelijk aan waarvoor iemand zich aanmeldt
- vraag expliciet om toestemming en registreer dit
- verwijs naar je privacyverklaring
- overweeg het gebruik van een ‘double opt-in’
Afmelding:
- geef in elke commerciële mail een eenvoudige afmeldmogelijkheid
- verwijder uitgeschreven contacten uit je e-maillijsten
Als je niet zorgvuldig omgaat met contactgegevens, kan dat gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan leiden tot boetes én het schaadt je reputatie bij je e-mailmarketingprovider, waardoor je mails sneller in de spam belanden.
Plan regelmatig een opschoonactie in
Als je al wat langer bezig bent met e-mailmarketing, heb je waarschijnlijk al heel wat contactgegevens verzameld. Het is slim om regelmatig een opschoonactie te plannen om:
- uitgeschreven contacten te archiveren of te verwijderen
- bounce-mailadressen te resetten
- onnodige lijsten of automatiseringen te archiveren
- en tags samen te voegen die je niet meer actief inzet
Monique’s tip💡
Zelf controleer ik ongeveer eens in de 6 weken de gegevens van contacten die zich hebben uitgeschreven en ruim deze op waar nodig. Daarnaast plan ik elke 3 tot 4 maanden een heractivatiecampagne en check ik elk half jaar het gebruik van tags, lijsten en automations.
Zo houd je overzicht en voorkom je dat je systeem onnodig ingewikkeld wordt.
Hoe zorg je voor een actieve e-maillijst?
Merk je dat e-mails minder frequent worden gelezen en zijn je openingspercentages lager?
Of zijn er minder kliks vanuit je mails en komt er weinig reactie?
Probeer dan de minder betrokken contacten opnieuw te bereiken.
➡️ Lees in dit artikel hoe je inactieve contacten opnieuw activeert.
En is er daarna nog steeds geen interesse? Neem dan bewust afscheid...
Door je contactenlijst regelmatig op te schonen, krijg je een veel beter beeld van wie écht geïnteresseerd is in wat je te zeggen hebt.
Blijven contacten ook na een heractivatiecampagne inactief? Dan kun je besluiten om hen niet langer actief te mailen. Kijk daarbij niet alleen naar openratio's, maar ook naar klikgedrag en andere relevante acties.
Een kleinere, betrokken lijst levert meestal veel meer op dan een grote, stille lijst. En vaak betaal je ook nog eens voor het aantal contacten dat je hebt...
Koppelingen en integraties met andere systemen
Veel e-mailmarketingpakketten kun je koppelen aan andere software die je gebruikt voor je bedrijf. Zo is je e-mailmarketingpakket veel meer dan alleen een mailsysteem. Zo wordt het jouw centrale databank met waardevolle klantinformatie!
Bekijk zeker deze koppelingen eens:
- webinarsoftware
- afspraken- en boekingskalenders
- betaal- of facturatiesystemen
- webshops
- online leeromgevingen
Door de verschillende systemen slim aan elkaar te koppelen, automatiseer je bepaalde klantprocessen en houd je de data overzichtelijk en actueel.
Lees in dit blog mijn tips voor de keuze van een e-mailmarketingpakket.
Zo beheer je je contactenlijst slim voor je e-mailmarketing
Een contactenlijst slim beheren gaat verder dan het toevoegen van een paar tags. Het draait om de samenhang tussen je inschrijfformulieren, automatiseringen, aanbod en opvolging.
Als die onderdelen goed op elkaar aansluiten, hoef je minder handmatig te regelen en kun je contacten op een logisch moment relevante informatie sturen. Dat geeft jou meer overzicht én je lezer een betere ervaring.
Heb jij bovenstaande onder de knie en wil je naar het 'next level' met je e-mailmarketing?
➡️ Lees hier hoe je e-mailmarketing meer strategisch inzet als een goed werkend systeem.
Je e-mailmarketing vanaf de start goed ingericht?
Op basis van jouw (groei)wensen adviseer ik je over een sterke basis voor je e-mailmarketing en richt het systeem daarna overzichtelijk en logisch voor je in. Uiteraard krijg je daarna een heldere uitleg over het gebruik en ondersteun ik je waar nodig.
⬇️ Bekijk hier hoe we kunnen samenwerken.
Hi, ik ben Monique Botermans
Jouw veelzijdige rechterhand en sparringpartner. Ik combineer strategie met de praktische uitvoering.
Als marketing- en technische rechterhand zorg ik ervoor dat alles achter de schermen van je bedrijf correct is ingesteld en op elkaar aansluit.
Veelgestelde vragen over contactbeheer in e-mailmarketing
Hoe vaak moet je je contactenlijst opschonen?
Het is verstandig om je contactenlijst regelmatig te controleren. Hoe vaak dat exact nodig is, hangt af van hoe snel je lijst groeit en hoe actief je e-mailmarketing inzet. Controleer bijvoorbeeld op ongeldige e-mailadressen, dubbele contacten, verouderde gegevens en contacten die zich hebben uitgeschreven. Bekijk daarnaast periodiek welke contacten al langere tijd niet betrokken zijn bij je e-mails.
Wat is het verschil tussen een lijst, een tag en een segment?
Een lijst gebruik je om contacten te groeperen, bijvoorbeeld klanten of nieuwsbriefabonnees. Met een tag geef je een contact een specifiek kenmerk, zoals interesse in een onderwerp, deelname aan een masterclass of aankoop van een product. Een segment is een selectie van contacten die aan bepaalde voorwaarden voldoen, bijvoorbeeld iedereen die interesse heeft getoond in een specifiek aanbod.
De precieze mogelijkheden verschillen per e-mailmarketingpakket. Door deze functies bewust te gebruiken, houd je je contacten overzichtelijk en kun je gerichter mailen.
Hoe voorkom je dat je contacten te veel e-mails ontvangen?
Breng in kaart welke nieuwsbrieven en automatische e-mails je verzendt. Check regelmatig of alles nog goed werkt en of de verschillende automatiseringen elkaar niet overlappen. Gebruik tags en segmenten om te voorkomen dat iemand berichten ontvangt die niet meer relevant zijn. Zo houd je je communicatie waardevol.
Mag je iedereen met een e-mailadres toevoegen aan je mailinglijst?
Nee, het hebben van een e-mailadres betekent niet automatisch dat je iemand commerciële e-mails mag sturen. Voor het versturen van commerciële nieuwsbrieven is in Nederland doorgaans voorafgaande toestemming nodig, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is, bijvoorbeeld onder bepaalde voorwaarden voor bestaande klanten. Zorg dat je kunt aantonen op welke grond je iemand mailt en maak afmelden eenvoudig. Controleer bij twijfel welke regels voor jouw situatie gelden.
Wat doe je met contacten die je e-mails niet meer openen?
Verwijder inactieve contacten niet direct. Probeer eerst te achterhalen of ze nog interesse hebben. Je kunt bijvoorbeeld een heractivatiemail sturen met een relevante vraag of een uitnodiging om hun voorkeuren aan te passen. Blijft betrokkenheid uit, dan kun je besluiten de contacten niet langer actief te mailen en/of te archiveren.
Kun je je e-mailmarketingpakket koppelen aan andere systemen?
Ja, veel e-mailmarketingpakketten bieden koppelingen met bijvoorbeeld je betaalsysteem, webinarsoftware, webshop of online leeromgeving. Hierdoor kun je gegevens automatisch laten doorgeven en vervolgacties laten starten. Denk aan het versturen van praktische informatie na een aankoop of het toevoegen van een tag wanneer iemand zich aanmeldt voor een workshop.
Welke koppelingen mogelijk zijn, hangt af van de software die je gebruikt. Een goede inrichting voorkomt onnodig handmatig werk en zorgt ervoor dat je systemen beter samenwerken.