Productiviteit als ondernemer door efficiënt taakbeheer

Druk, druk, DRUK…! Een kleine ondernemer heeft veel verschillende taken en verantwoordelijkheden en daardoor is het weleens een puzzel om alles (op tijd) gedaan te krijgen. Je productiviteit als ondernemer kun je verbeteren door jouw takenlijst op een slimme manier te organiseren. Dit zorgt voor overzicht en structuur en je kunt eenvoudiger prioriteiten stellen. Daardoor werk je sneller, efficiënter en met meer plezier en ervaar je meer rust. Op deze manier ben je in staat om op tijd taken af te ronden, je projecten blijven goed op schema en je bent dus productiever. Maar hoe pak je dat handig aan, waarmee hou je best rekening en welke mogelijkheden zijn er?

Taakbeheer een geweldig instrument voor meer productiviteit als ondernemer

Wanneer jij je taken op de juiste manier beheert, verhoogt dit je productiviteit als ondernemer, waardoor je beter in staat bent om je doelen te bereiken. Je pakt de taken in je bedrijf op een efficiënte en systematische manier aan. Belangrijk is dat je het systeem dat je gebruikt, afstemt op jouw voorkeur en manier van werken. Ben je van nature vrij chaotisch? Gebruik een handige tool om jouw taken beter te organiseren of schakel iemand in om je te helpen zaken op orde te brengen. Lees in dit blog wat een Virtual Assistant voor je kan betekenen. 

Organiseer je taken met gemak; op papier, online of via een speciale app

Er zijn verschillende opties voor taakbeheer als kleine ondernemer. Zoals eerder aangegeven kies je best voor een werkwijze die bij jou en je bedrijf past. 

• Op papier: Als je graag iets tastbaars hebt, gebruik je een papieren to-do lijst, post-its of een planbord gecombineerd met een papieren agenda.
• Online takenlijst: Je kunt vaak een takenlijst gebruiken die gekoppeld is aan software die je al gebruikt binnen jouw bedrijf. Hiermee bedoel ik bijvoorbeeld   Microsoft To Do, Google Tasks of een takenlijst in Outlook. Ook een takenlijst in Excel maakt het mogelijk om goed taken te plannen, bij te houden en prioriteiten stellen. Dat is zeker een goede oplossing voor ondernemers die graag met spreadsheets werken.
• Tools voor taakbeheer: Ben je gewend aan digitaal te werken en doe je veel online, overweeg dan zeker een speciale tool voor online takenlijst. Denk bijvoorbeeld aan Trello, Asana, Notion of Todoist. Het grote voordeel hiervan is dat je deze altijd (via een app) bij de hand hebt. Ontdek welke tool het beste bij jou past! Mijn favoriete planningstool is Trello. Lees meer over het gebruik van Trello in dit blog. 

Slim taakbeheer voor zzp’ers: 8 tips om georganiseerd te blijven

Van chaos naar controle en meer overzicht. Onderstaande tips helpen je als ondernemer om meer focus te houden tijdens je werk. Daardoor ben je gemakkelijker in staat om je doelen te bereiken en afspraken na te komen.

1. Zorg voor een opgeruimde werkplek, beperk verstoringen en zet je notificaties uit. Check mails en social media op vaste momenten (1 of 2x per dag is vaak voldoende), zodat je de rest van de tijd gefocust kunt werken en concentreer je dan op 1 taak. Bedenk ook op welk moment je het meest productief bent en wissel taken naar gelang af.
2. Leg op één verzamelplek je takenlijst aan (op papier of online) en voorzie deze van een deadline. Zorg voor een leuke vormgeving, kies een mooi notitieboek of agenda of maak je tool visueel door het gebruik van foto’s. Zo wordt het leuker om aan je takenlijst te werken.
3. Maak een weekplanning en bepaal daarna per dag je te nemen acties. Breng ook een prioritering aan en hou rekening met je meest productieve momenten. Het kan helpen om je taken te bundelen en op vaste momenten in je agenda in te plannen, bijvoorbeeld een tijdsblok voor klantafspraken, administratie, social media, opleiding etc. 
4. Maak je acties klein en uitvoerbaar (max. 30 minuten) en leg de lat niet te hoog. Vaak ben je veel te optimistisch. Wees realistisch en plan om te beginnen maximaal 5 acties per dag in. Een actie start met een werkwoord, dus bijvoorbeeld; neem contact op met X, mail naar Y en zoek uit Z. Zo hou je ruimte voor onvoorziene zaken.
5. Neem regelmatig een pauze. Beloon jezelf als je iets hebt afgerond; maak een korte wandeling, neem een koffiebreak, doe wat stretchoefeningen… Je kunt hiervoor een timer zetten op je telefoon of je gebruikt bijvoorbeeld de Pomodoro-techniek.
6. Blik op het einde van de dag terug op wat je allemaal hebt bereikt. Geef jezelf een schouderklopje, een complimentje en vier je successen. Maak je planning minder ambitieus als dat nodig blijkt. Maak een ta-da lijstje met alles waar je trots op bent!
7. Besteed taken uit die je niet graag doet. Realiseer je dat je nooit overal een expert in zult worden en stop met proberen alles alleen te doen. Het is ook heel krachtig als je hulp inschakelt wanneer nodig.

Productiviteit als ondernemer; wat levert het je op?

Als je taakbeheer goed inzet, ben je in staat om je bedrijf efficiënter te runnen, je projecten op schema te houden en blijft er tijd over voor andere zaken. Je hoeft niet meer te werken, maar wel met meer gemak, zodat je tijd over hebt voor jouw passie(s).

Wanneer je eenmaal de juiste manier hebt gevonden om je takenlijst te beheren en de ondersteunende taken van je bedrijf goed zijn ingericht, zul je meer rust ervaren. Vaak is het inrichten en correct gebruiken van de ondersteunende software en goede oplossing. Daardoor kunnen jij en/of jouw team op een professionelere manier (samen)werken. Dat leidt tot meer werkplezier en tevreden klanten!

Timemanagement als kleine ondernemer of zzp

Je hebt vast de zin “Moet ik dit nu doen” weleens voorbij zien komen. Een mooi instrument vanuit timemanagement. Ook de Eisenhouwer-matrix is een handig hulpmiddel. Maar, soms lukt het eenvoudigweg niet om alles zelf te doen. Je komt erachter dat je bepaalde taken niet leuk vindt of niet goed in bent. Het kan dan slim zijn om te overwegen om hulp in te schakelen, zodat jij je kunt concentreren op de zaken waar jij goed in bent en energie van krijgt. Iemand met kennis van zaken kan bepaalde taken gewoon beter of sneller voor je uitvoeren. Daardoor verhoog je dus ook je productiviteit als ondernemer. Ontdek hier wat Ligaro Support voor je kan doen op het vlak van Business Support of Online Marketing.

Heb je nog vragen naar aanleiding van dit artikel? Wij helpen je graag op weg! Stuur een e-mail naar info@ligaro.nl.