Tips om focus te houden
We hadden het tijdens je training of workshop al vertelt hoe lastig het kan zijn om alles wat je geleerd hebt, ook daadwerkelijk toe te gaan passen.
We hebben daarom een collectie aangelegd van tips die je hierbij helpen.
Uitstellen
Uitstellen is vaak een teken van onzekerheid of perfectionisme. Probeer jezelf kleine, haalbare stappen te geven en focus op vooruitgang in plaats van perfectie. Begin vandaag met die ene taak waar je al te lang voor wegloopt!
Tip 1: Breek grote taken op in kleinere, beheersbare delen. Als je denkt dat het niet kleiner kan, halveer het dan nog eens.
Tip 2: Gebruik de ‘2-minutenregel’: als een taak minder dan 2 minuten duurt, doe het meteen.
Multitasken
Multitasken klinkt efficiënt, maar leidt vaak tot verlies van kwaliteit en focus. Kies één taak en geef daar je volledige aandacht aan. Je zult merken dat je sneller én beter werkt! Het is overigens een fabel dat het ene geslacht daar beter in is dan de andere.
Tip 1: Kies één taak en geef daar je volledige aandacht aan voor de komende 25-30 minuten.
Tip 2: Gebruik een timer (bijv. Pomodoro) om je werk in blokken van 25 minuten te verdelen.
Prioriteiten stellen
Het is makkelijk om in de valkuil van urgente, maar onbelangrijke taken te trappen. Vraag jezelf altijd: ‘Wat is de belangrijkste taak die vandaag mijn doel dichterbij brengt?’ Maak die prioriteit!
Tip 1: Stel dagelijks 3 topprioriteiten die je vandaag wilt afronden.
Tip 2: Gebruik de Eisenhower-matrix om urgente van belangrijke taken te onderscheiden.
Overvolle inbox
Een overvolle inbox is vaak een mentale belasting. Maak dagelijks tijd vrij om je e-mail te verwerken, en gebruik filters om niet-essentiële berichten automatisch te sorteren. Zo houd je je inbox overzichtelijk en je hoofd rustig.
Tip 1: Zet regels in je e-mailapp om automatische filters toe te passen
Tip 2: Verwerk je inbox dagelijks en zet een concrete tijd in je agenda om dit te doen. Discipline en Routine!
Ongewenste e-mail
Elke ongewilde e-mail is een tijdverspilling. Meld je af voor nieuwsbrieven die je niet leest, en markeer spam direct. Dit zorgt ervoor dat je inbox alleen belangrijke berichten bevat.
Tip 1: Zet je aan om ongevraagde e-mails direct te unsubscriben of markeren als spam en blokkeren. Geen FOMO!
Tip 2: Gebruik een tijdelijke e-mail voor registratie op websites die je niet regelmatig gebruikt.
Geen e-mailmethode of -systeem
Een systeem voor je e-mailbeheer zorgt voor rust. Of je nu kiest voor ‘Inbox 0’, GTD-methode of een mix, zorg ervoor dat je altijd weet waar je staat en wat je nog moet doen. Zo houd je je werkdag overzichtelijk.
Tip 1: Stel een systeem in voor e-mailbeheer, zoals ‘Inbox 0’ of de GTD -methode of een mix. Pak het materiaal van de workshop er nog eens bij.
Tip 2: Snooze, archiveer of Delete alles wat je binnen de werkdag niet nodig hebt om de druk van je inbox te verlichten.
Mensen nemen geen tijd om kennis vast te leggen
’Even snel opschrijven’ schiet er vaak bij in – tot iemand het later nodig heeft. Plan daarom vaste ‘kennismomenten’ in je agenda. Een paar minuten nu bespaart uren later. Werk je met Trello, gebruik die Inbox!
Tip1: Als het geen sluitpost van je huidige taak is, plan vaste momenten in om kennis te documenteren, bijvoorbeeld na een project.
Tip 2: Beloon of erken teams die actief kennis delen en vastleggen. Laat zien hoe het moet!
Informatie is verouderd of niet actueel
Niets is zo frustrerend als oude informatie die nog rondzwerft. Wijs per onderwerp iemand aan die de content up-to-date houdt. Kleine updates, grote winst!
Tip 1: Pas het aan of als dit tegen de afspraken is: wijs per onderwerp een ‘eigenaar’ aan die informatie actueel houdt.
Tip 2: Plan periodieke updates (bijv. elk kwartaal) van belangrijke documenten. Gebruik labels of een takensysteem!
Moeilijk informatie terugvinden
Borg kennis niet in documenten maar in webpagina’s. Zoeken naar dat ene bestand kost soms meer tijd dan het omzetten naar een webpagina ervan. Geef webpagina’s logische namen en voeg labels toe. Zo vind jij én je collega’s alles in een paar klikken terug.
Tip1: Gebruik logische namen voor webpagina’s, koppen en gebruik labels zodat kennis makkelijk doorzoekbaar is.
Tip2: Gebruik de juiste space voor het onderwerp. Net als met bestanden en mappen.
Geen wachtwoordmanager gebruiken
Hoe meer accounts, hoe moeilijker het wordt om al die wachtwoorden te onthouden. Een wachtwoordmanager neemt dat werk van je over én maakt elk wachtwoord extra sterk. Eén sterk hoofdwachtwoord is alles wat je nog hoeft te onthouden!
Tip 1: Gebruik een betrouwbare wachtwoordmanager (bijv. KeepassXC of Bitwarden) om sterke wachtwoorden veilig op te slaan.
Tip 2: Laat de wachtwoordmanager ook sterke, willekeurige wachtwoorden genereren voor je accounts.
2FA (tweestapsverificatie) niet inschakelen
Zelfs het sterkste wachtwoord kan ooit uitlekken. Met tweestapsverificatie (2FA) voeg je een tweede slot toe aan je account — vaak via een code op je telefoon. Die extra stap maakt het voor hackers bijna onmogelijk om binnen te komen.
Tip 1: Activeer 2FA waar mogelijk – dit voegt een extra beveiligingslaag toe, zelfs als je wachtwoord uitlekt.
Tip 2: Gebruik een authenticator-app (zoals Google Authenticator of Authy) in plaats van sms, die minder veilig is.
Onbewust delen van inloggegevens
Een wachtwoord is als een tandenborstel: persoonlijk en niet om te delen. Deel nooit inloggegevens via mail of chat, ook niet met collega’s. Als je samen toegang nodig hebt, gebruik een veilige gedeelde kluis via je wachtwoordmanager.
Tip 1: Deel nooit wachtwoorden of passkeys via e-mail of chat, ook niet met collega’s of vrienden. Bitcoiners roepen niet voor niks: Not Your Keys, Not Your Coins!
Tip 2: Gebruik veilige gedeelde toegang via een wachtwoordmanager als je accounts moet delen. Bijvoorbeeld Bitwarden.
